Organizar nuestro tiempo – Consejos a tener en cuenta
Para organizar una reunión habrá que preparar antes un orden del día asignando un tiempo para cada tema. No hay que asumir más funciones de las que podamos y menos si se pueden delegar.
Mientras vamos al trabajo, o durante la noche anterior, hemos organizado en nuestra cabeza como vamos a gestionar el tiempo de este día para realizar todas las tareas que tenemos asignadas y que no nos queden cosas de hoy para hacerlas mañana. No olvidemos que siempre pueden aparecer tareas ‘urgentes’.
Sería bueno, en primer lugar, centrarse en las tareas más tediosas, porque si no lo hacemos así, pasaremos todo el tiempo con tareas pequeñas intentando evitar lo más aburrido.
Al llegar al despacho y abrir nuestro e-mail nos vemos desbordados por mensajes, quizá tengamos más de cuarenta o cincuenta esperando respuesta. Aunque vayamos rápidos en nuestra lectura y contestemos escuetamente a los mensajes urgentes, nos van quedando en la cola los mensajes ‘no urgentes’ a los que también hay que contestar.
Maneras de gestionar el tiempo
> Tenemos que intentar contestar cada día 5 o 6 de estos mensajes ‘no urgentes’ lo más brevemente posible y desechar los que no nos interesen en absoluto.
Según estudios de expertos en el lugar de trabajo se nos distrae del mismo cada 11 minutos, y tardamos otros 25 en volver a retomar lo que hacíamos.
> Tenemos que decir que no, tanto si nos proponen tareas para las cuales no tenemos tiempo, como cuando un/a compañer@ nos quiere contar su vida.
> Si alguien se ‘cuela’ sin tener hora previa, permanezcamos de pie y no le demos ocasión para que se siente.
> Digámosle claramente que no podemos estar por él y que pida una cita.
> Debemos saber controlar las llamadas del móvil. Quien nos llama lo hace tanto en horas de trabajo como en horas fuera de él.
> Las llamadas de trabajo, se responden en horas de trabajo. Dejar las llamadas de trabajo fuera de horas para el día siguiente.
> Para organizar una reunión se tendrá que preparar antes un orden del día asignando un tiempo para cada tema. Si no se tiene un orden del día o un resultado claro, es posible que no se necesite una reunión.
Si organizamos una reunión hay que procurar que los integrantes de la misma se ciñan a los temas del día y que las intervenciones se hagan breves y concisas.
Si la reunión ha sido organizada por otra persona, intentar controlar que nadie se alargue con temas sin interés.
Aprender a delegar
No asumir más funciones de las que podamos abarcar y menos si se pueden delegar. Si contamos con un equipo hay que confiar en él y asignar a cada uno las tareas para las que ha sido contratado. No pensemos que porque lo hacemos nosotros saldrá mejor.
No saber decir «no» es un problema. Igual muchos nos piden ayuda constantemente para nuevos proyectos, revisar presentaciones o ayudar en entrevistas de trabajo.
Hay trabajadores que quieren demostrar su dedicación y su espíritu de equipo, pero, esto no siempre se traduce en gestionar nuestro tiempo (ni el de la empresa) de forma eficiente.
Si hay alguna de estas peticiones que nos permite explotar al máximo nuestras capacidades, aceptémosla con los brazos abiertos, si no es así, recomendar a otra persona que pueda hacerlo mejor.
Ordenar los papeles
> Dedicar un tiempo al día a ordenar, organizar y archivar los papeles de la mesa y las carpetas y documentos del ordenador, facilitará, a la larga, nuestro trabajo y nos ahorrará tiempo.
Tener presente que hay tres tipos de papeles:
> Los que necesitan una acción inmediata,
> Los que contienen información que hay que transmitir, y
> Los que tienen que ir directos a la papelera.
> No se puede dejar acumular los papeles en la mesa, hay que darles salida: seleccionar los verdaderamente importantes, responderlos y desechar los demás.
> No podemos retrasar la entrega por una pequeña imperfección en un proceso menor. Hay que aprender a simplificar las tareas y no ser detallistas en procesos menores.
Hay que tener en cuenta que a veces, no es tan importante que un trabajo quede perfecto como que se ejecute a tiempo, en los plazos que se han fijado y tal como lo han encargado.
Fin de la jornada
Dedicar algunos minutos al finalizar la jornada a preguntarse qué tal ha ido el día. ¿Se han completado todas las tareas pensadas para este día?, ¿se ha dedicado el tiempo suficiente a cada tarea?
Evaluando cómo se han dado las tareas, se podrá planificar mejor el día siguiente. Tal vez se pueda dedicar más tiempo a los informes, quizá dar un paseo para despejar la mente, o tomar notas para poder identificar patrones y ajustar la jornada.
Si con todo ello hemos llegado al final del día y aún nos quedan cosas para mañana, cerremos la puerta del despacho y regresemos a casa, o vayamos a la cena que teníamos proyectada sin pensar en nada más. ‘Mañana será otro día’.
Equipo Torrese
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Actualizado: 07-09-2025
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