Qué hacer para que el tiempo cunda – Algunos consejos para organizarnos en la oficina
No asumir más funciones de las que podamos y menos si se pueden delegar
Mientras vamos al trabajo, o durante la noche anterior, hemos organizado en nuestra cabeza como vamos a gestionar el tiempo de este día para realizar todas las tareas que tenemos asignadas y que no nos queden cosas de hoy para hacerlas mañana.
Al llegar al despacho y abrir nuestro e-mail nos vemos desbordados por mensajes, quizá tengamos más de cuarenta o cincuenta esperando respuesta. Aunque vayamos rápidos en nuestra lectura y contestemos escuetamente a los mensajes urgentes, nos van quedando en la cola los mensajes “no urgentes” a los que también hay que contestar.
Maneras de organizarnos
> Hay que intentar contestar cada día 5 o 6 de estos mensajes lo más brevemente posible y desechar los que no nos interesen en absoluto.
Según estudios de expertos en el lugar de trabajo se nos distrae del mismo cada 11 minutos, y tardamos otros 25 en volver a retomar lo que hacíamos.
> Hay que decir que no, tanto si nos proponen tareas para las cuales no tenemos tiempo, como cuando un/a compañer@ nos quiere contar su vida.
Si alguien se “cuela” sin tener hora previa, permanezcamos de pie y no le demos ocasión para que se siente.
> Digásmole claramente que no podemos estar por él y que pida una cita.
Sepamos controlar las llamadas del móvil. Quien nos llama lo hace tanto en horas de trabajo como en horas fuera de él.
> Hay que contestar las llamadas de trabajo en horas de trabajo y dejar las llamadas de trabajo fuera de horas para el día siguiente.
> Si organizamos una reunión hay que procurar que los integrantes de la misma se ciñan a los temas del día y que las intervenciones se hagan breves y concisas. Si la reunión ha sido organizada por otra persona, intentar controlar que nadie se alargue con temas sin interés.
> No asumir más funciones de las que podamos y menos si se pueden delegar. Si contamos con un equipo hay que confiar en él y asignar a cada uno las tareas para las que ha sido contratado. No pensemos que porque lo hacemos nosotros saldrá mejor.
> Dedicar un tiempo al día a ordenar y archivar los papeles de la mesa y las carpetas y documentos del ordenador, facilitará, a la larga, nuestro trabajo y nos ahorrará tiempo.
Tener presente que hay tres tipos de papeles:
Los que necesitan una acción inmediata,
Los que contienen información que hay que transmitir, y
Los que tienen que ir directos a la papelera.
> No se puede dejar acumular los papeles en la mesa, hay que darles salida: seleccionar los verdaderamente importantes, responderlos y desechar los demás.
> No podemos retrasar la entrega por una pequeña imperfección en un proceso menor. Hay que aprender a simplificar las tareas y no ser detallistas en procesos menores.
Hay que tener en cuenta que a veces, no es tan importante que un trabajo quede perfecto como que se ejecute a tiempo, en los plazos que se han fijado y tal como lo han encargado.
Si con todo ello hemos llegado al final de la jornada y aún nos quedan cosas para mañana, cerremos la puerta del despacho y regresemos a casa, o vayamos a la cena que teníamos proyectada sin pensar en nada más. MAÑANA SERÁ OTRO DÍA.
Equipo Torrese
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