correo electrónico ha llegado a ser la herramienta de Internet más extendida. Las primeras fases del nacimiento del correo electrónico han estado asociadas al estudio y a la evolución de las redes conectadas de laboratorios en los Estados Unidos. Aunque los antecedentes del correo electrónico se han de buscar unos cuarenta años antes, no fue hasta 1971 que Ray Tomlinson, un ingeniero que trabajaba en la empresa BBN, tuvo una idea que, sin que él fuera consciente, sería una de las más influyentes de los últimos treinta años. Estamos hablando del correo electrónico o e-mail.

La evolución de las herramientas de correo electrónico, como su uso hasta nuestros días, ha estado siempre relacionada con la entrada de Internet en la sociedad, pero especialmente con el tipo de organizaciones que las usan. Así podemos encontrar:

Ö Productos avanzados de mercado, de muy alta funcionalidad, utilizados por empresas grandes y medianas.

Ö Herramientas básicas que tienen la funcionalidad esencial, usadas por pequeñas empresas y por organizaciones no empresariales.

Ö Herramientas libres por las cuales no hace falta pagar licencia.

En los últimos estudios estadísticos publicados por el Instituto Nacional de Empresa (INE) el 21 de octubre de 2005, se refleja que el 85,7% de las empresas españolas de 10 o más asalariados dispone de correo electrónico, lo que indica el elevado grado de uso que hace de él actualmente el  sector empresarial español.

Lo que valoran las empresas

Los aspectos clave que valoran las empresas a la hora de establecer políticas de uso de correo electrónico están asociadas a las siguientes cuestiones básicas:

Ö El tipo de uso permitido y prohibido (tipos de documentos, archivos y correos, destinatarios, etc.)

Ö El tiempo que los empleados dedican a los mensajes.

Ö El tipo de supervisión que se lleva a término, incluyendo cómo se gestiona la información privada que se obtiene de los empleados.

Ö Las consecuencias de violar estas políticas.

Aunque el correo electrónico y, por tanto, también el uso de Internet están muy extendidos entre las empresas españolas, hay algunas carencias respecto a la aplicación de las políticas de uso por parte de éstas. Algunos datos que avalan esta conclusión son los siguientes:

Ö Sólo el 25% de las empresas dispone de estadísticas de uso de Internet y correo electrónico entre sus trabajadores.

Ö Estas políticas regulan los contenidos permitidos, los usos aceptables o la custodia de  datos personales de los trabajadores, pero en general se dedica poca atención a los aspectos clave como puede ser la supervisión y la política de sanciones.

Ö Las empresas españolas controlan el grado de libertad que se concede al uso personal del correo electrónico y tan sólo el 14% permite un uso totalmente libre.

Ventajas y peligros

El correo electrónico representa un canal de comunicación alternativo a los ya tradicionales (correo convencional, teléfono y fax). Desde el punto de vista profesional, permite a las empresas hacer actividades como, por ejemplo, la comercialización de productos, la solicitud de pedidos, la publicidad empresarial o la realización de encuestas, entre otras. Las principales ventajas del uso del correo electrónico serían el hecho de que se trata de un canal no intrusivo, es decir, no requiere respuesta inmediata y no interrumpe al receptor. Además, permite el envío sumultáneo a múltiples receptores. También es un producto económico, ya que según las necesidades empresariales se pueden contratar herramientas más o menos sofisticadas, y permite el envío y recepción de grandes cantidades de información.

No obstante, presenta algunos peligros e inconvenientes asociados, que se pueden resumir en una recepción excesiva de mensajes publicitarios, que puede resultar una práctica molesta y abusiva para los usuarios. Son ejemplos el envío indiscriminado de correos basura, llamada también spam, que afecta a nueve de cada diez internautas (entre un 80% y un 90% de los virus se difunden a través del correo electrónico) o el desarrollo de la pesca electrónica (phishing), nombre con el que se conoce la suplantación de identidad que persigue apropiarse de datos confidenciales de los usuarios.